Há uma regra que usamos antes de qualquer projeto: primeiro sistematizar, depois automatizar. Automatizar uma confusão dá confusão automática, só que mais depressa.
O erro mais comum
A tentação é começar pela ferramenta. Comprar software, ligar uma IA, montar um fluxo. Mas se ninguém consegue explicar, passo a passo, como o trabalho é feito hoje, a automação vai copiar as falhas todas: os atalhos que só uma pessoa conhece, as exceções que nunca foram escritas, os passos que existem por hábito.
O que mapeamos primeiro
Num processo de orçamentos, por exemplo, desenhamos sete coisas com o cliente.
- O que dispara o pedido. Email, telefone, mensagem, formulário, visita ao local.
- A informação de que é preciso. O que é obrigatório e o que é opcional. Sem isto, não há orçamento.
- Como se chega ao preço. Tabela de preços, custo mais margem, preço por unidade ou por hora, multiplicadores, descontos. É o coração do processo, e todos os "se isto, então aquilo" que a pessoa tem na cabeça.
- Onde é preciso uma pessoa. Casos especiais, pedidos fora do normal, aprovações. Isto define o limite da automação.
- Como fica o resultado. O formato, os campos, as condições, a validade.
- O que acontece depois de enviar. Quem envia, quem acompanha, como se negoceia.
- Onde se perdem as horas. O passo que mais tempo rouba. Quase sempre, é recolher a informação e fazer as contas à mão.
O sétimo ponto é o primeiro alvo da automação.
Porque isto muda o resultado
Quando o processo está desenhado, fica claro o que é standard e o que é exceção. O software trata do que é standard, sempre da mesma maneira. As pessoas só tocam nas exceções. É essa fronteira que decide o que o sistema faz sozinho e o que continua nas mãos da equipa.
E há uma vantagem que se nota logo: muitas vezes, só de desenhar o processo, a empresa percebe passos que podia cortar antes de automatizar fosse o que fosse.
O mapa vale mesmo sem software
O mapa do processo tem valor por si. Se a empresa decidir não avançar, fica com o trabalho todo desenhado e com a lista do que mais vale a pena melhorar.
Como isto se liga ao nosso trabalho
É por isso que um projeto connosco começa por uma auditoria, passa por um mapa do processo, e só depois entra na construção. Pedimos dois ou três casos reais recentes, desenhamos o processo do princípio ao fim e só então escolhemos o que automatizar primeiro.
Se quiseres ver como isto ficaria no teu caso, marca a auditoria gratuita de 30 minutos.