Chega um pedido de orçamento. Alguém tem de o ler, ir buscar os preços, aplicar a margem, somar o envio e escrever a resposta. Se essa pessoa está ocupada, o cliente espera. E quem responde primeiro parte em vantagem.
O problema raramente é o cálculo
Quase sempre, o que atrasa um orçamento é o caminho até ao preço. O pedido chega por email, por mensagem ou por formulário, sem toda a informação. Falta uma medida, um material, um prazo. Volta-se ao cliente com perguntas, o cliente responde dois dias depois, e o orçamento arrasta-se.
Numa gráfica com quem trabalhámos, cada orçamento era um vai e vem de 4 ou 5 emails. Em época alta chegavam 20 a 40 pedidos por dia. Como boa parte do trabalho é feito à medida, cada orçamento começava do zero.
Onde estão os preços
Em quase todas as empresas, as regras de cálculo estão num Excel que só uma pessoa sabe usar, ou na cabeça de quem faz os orçamentos há anos. A margem, os descontos por quantidade, o preço de envio, as exceções para clientes antigos. Tudo "sabido", pouco escrito.
Isto tem um custo duplo. Quando essa pessoa está de férias, o orçamento espera. E quanto mais a empresa cresce, mais horas essa pessoa gasta a fazer contas em vez de vender.
O que muda quando passa para software
O software aplica as regras que a empresa já tem, sempre da mesma maneira. O pedido entra, o software lê-o, aplica os preços, a margem, o envio, o IVA e os descontos, e deixa a resposta pronta a enviar.
Para essa gráfica, cada orçamento passou de 3 horas para 2 minutos, e a empresa passou a responder no próprio dia. Os preços ficaram numa folha que o dono mantém, por isso continua a controlar tudo, sem depender de ninguém.
O que fica para as pessoas
As exceções. Um pedido fora do normal, um desconto grande que precisa de aprovação, um cliente que merece tratamento especial. O software trata do que é standard e a equipa só toca no que exige decisão.
Por onde começar
Antes de pensar em software, vale a pena escrever, passo a passo, como é que um orçamento é feito hoje: como chega o pedido, que informação é preciso, como se chega ao preço, onde é preciso uma pessoa. É esse mapa que mostra onde se perdem as horas. Quase sempre, o passo que mais custa é recolher a informação e fazer as contas à mão.
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